日記Vol7/仕事とタスク管理

おばんでーす、今週始まったばっかりなのに腰違和感を感じてます。
ヤバそうー。

さて、ちょっと引き継ぎくんの話を。

この引き継ぎくんは、年齢的に俺よりも年下だったんですが、この引き継ぎくんが個人的に仕事について問題がありそうな人だなーと思ったんですよ。

  1. 仕事の流れや作業を理解してない
  2. 自分で次の仕事を把握していない

仕事の流れや作業を理解していない

えっ!?待って?
いやいや、いくらなんでも知ってるでしょ?と聞くと多いパターンが自分の言葉で説明できなかったり、深いところを突っ込むと分からないという回答。
まぁ、あまり驚きませんがwww
結構、このタイプいるんですよ。
この手の言語化不可能状態って個人的には、自分なりの咀嚼できてないと思ってます。
実際、作業の流れを説明してもらうと大方説明が彼方此方に飛んだり、不要なところで不要な説明をすることをちょいちょいある。

対策と言えるかは分かりませんが、フロー図の書き出しをお勧めします。
何言ってんだ?と思われるかもしれませんが、意外にフロー図にしようと思うとこれが結構大変www
誰が見ても理解できる事と漏れがない事がフロー図では必要になるから。
つまり、書き手本人がその作業を熟知してないと書けないんですわー。

自分で次の仕事を把握していない

うん!流石にない!
聞くところによると、次の作業は毎回上長に確認しているとこの事。
まぁ、こう書くと大抵「タスク管理しろよ!」ってなると思いますが、んじゃどうやるの?って説明が無いwwww
そりゃ、出来ませんぜ!!
因みに自分の場合はこんなふうに毎日の仕事をこなしています。

  1. 仕事の書き出し
  2. 作業にかかる時間の算出
  3. 優先順位の切り分け
  4. レッツお仕事開始!

こんな感じです。
まず、仕事の書き出しですが、付箋でもいいし、Windowsなら付箋アプリもあります。
それで、覚えているやらなきゃいけない仕事の書き出しをしましょう。
こうすれば、抜け漏れはだいぶ減ると思います。
次に、作業にかかる時間の算出ですが、これは大雑把で良いです。
細かく時間を算出すると、今度は時間に追われて質の低いものが出来上がるんで…。

最後に作業の切り分けですが、これは二段階で切り分けます。
まず一つ目、must、want、canで分けます。
もう少し具体的に書きます。
must=必ずやらなきゃいけないこと
want=やっておくと望ましい
can=可能ならやる

二段階目が、その中で優先順位をつけます。
これが出来たら、後はそのタスクリストを上からやれば良いだけです。
まぁ、仕事がそう上手くいかんのですけどね。
慣れると、頭の中でタスク管理をできるようになりますが慣れるまではアウトプットするのがいいですね。

あ、重要なことを書き忘れた。
タスク管理をするときは原則1日単位としてください。
例えば、一つのタスクが数週間に渡る場合はそのままでも良いですが、出来るだけ分割して1日単位に落とし込むようにしてください。

タスク管理してよかったなーと思うことは、慌てる事が少ない。
そりゃ突発的な仕事が来ることもありますが、その時もいつまでなのか?引き受けられるのか?などを考える事ができますし、万が一、無理な場合は仕事の拒否やタスクの優先順位変更などの交換や交渉が出来ます。

タスク管理と作業の流れを理解しておけば、隙間時間を見つけられます。
そう言った時間に、同じ仕事を楽にするための注意事項をまとめたりトラブルシューティングの作成をしておくと、更に仕事も早く済ませる事ができるでしょうねー。

まぁ、あくまでも一つの解決策という事で話半分で聞いて笑い飛ばしてくださいwww